Hay muchas posibilidades para organizar la comunicación de los equipos de trabajo pero el correo electrónico está todavía lejos de estar muerto y el Excel muy bonito de ver cada día no lo es… Además, los servicios de email y la ofimática de toda la vida tienen claras desventajas: 

  • Las diferentes versiones de documentos en circulación;
  • Si alguien no está en copia no está informado;
  • La bandeja de entrada puede ser difícil de ordenar con tantos correos;
  • El tema de la protección de datos con respecto a los servicios de mensajería todavía no está del todo claro (hay empresas usando el Whatsapp para organizarse).

No es de extrañar por eso que haya una gran cantidad de servicios basados en la nube que ofrecen una mejor organización del trabajo en equipo y hasta Facebook recientemente ha empezado a ofrecer el servicio de intranet social Facebook Workplace.
En Idiomplus, sin embargo, hemos usado Podio desde el primer día para nuestra comunicación interna y la gestión con nuestros clientes. ¿Por qué?, preguntáis.

En primer lugar: Flexibilidad

Cuando ofrecemos a nuestros clientes servicios de idiomas, cada proyecto tiene sus propias características. Por supuesto que hay elementos estándar pero la integración en los sistemas existentes, las estructuras de gestión de proyectos del cliente o el alcance del proyecto a menudo varían.

Podio nos permite configurar todo con las características exactas requeridas para la tarea respectiva sin elementos innecesarios. Esto también significa que los clientes que aún no han trabajado con una herramienta de gestión de proyectos online pueden usarla fácilmente sin la necesidad de un largo proceso de familiarización con la herramienta.

Segundo: Todos los documentos en una sola ubicación

La búsqueda de la versión determinada de un documento concreto se elimina por completo. Podio se asegura de que nuestros clientes, así como nosotros mismos, tienen acceso a la versión actual de los documentos importantes en cualquier momento.

Además, se integra perfectamente con otros servicios para compartir archivos o de colaboración como ShareFile, Evernote, Dropbox o Google Drive.

Tercero: Fácil de usar como red social de empresa

La  comunicación, los chats y los comentarios son indispensables en la gestión de proyectos. Podio ofrece todas estas características con un diseño limpio y claro. Incluso para aquellos que todavía se agarran al correo electrónico, Podio automáticamente les informa por email sobre las novedades, incluso si no está en Podio en ese momento.

Cuarta: Capacidad de expansión a través de apps

Podio ofrece su propio mercado para las aplicaciones lo que permite añadir cualquier aplicación a un espacio de trabajo en el caso de una tarea en particular. El espectro se extiende a partir de diagramas de Gantt (presentación cronológica de los pasos del proyecto) y herramientas de planificación del tiempo, las aplicaciones de copia de seguridad, a la integración con Google Maps. Esta es una característica interesante cuando se utiliza Podio para la planificación de los lugares de actividades, en nuestro caso los cursos in-company por ejemplo.

En caso de que la aplicación deseada no exista ya, también se pueden crear aplicaciones desde cero sin mucho esfuerzo. De hecho, actualmente casi siempre este es nuestro método preferido para crear nuevas apps.

Quinto: Funciona en cualquier parte

Una herramienta de gestión de proyectos tiene que ser capaz de trabajar tanto en Windows como en MacOS, Linux y Chrome OS (el que más usamos nosotros). También es necesario permitir el acceso a las funciones más importantes en cualquier momento a través de un dispositivo móvil, puesto que cada vez realizamos más tareas on the go.

Esto funciona en Podio sin problemas debido a la aplicación móvil ser tan simple y bien diseñada, sincronizando al momento con la versión de escritorio.

Conclusión

¡Nos encanta Podio! La mezcla de flexibilidad, seguridad y, por último pero no menos importante, relación calidad-precio ha hecho de Podio una herramienta esencial para Idiomplus para colaborar con equipos de trabajo, clientes y colaboradores externos. Sin Podio, Idiomplus no sería la misma.